수협은 불필요한 종이문서를 없애기 위해 업무추진비, 각종 계약대금 등 지급결의서에 첨부하던 종이실물증빙(법인카드영수증, 세금계산서, 각종 지출보조자료 등)을 전면 전자증빙으로 대체한다.

 이를 위해 수협은 오는 12월까지 자체인력을 투입하여『통합 전자증빙 시스템』을 구축하겠다고 밝혔다.

수협은 그동안 예산집행을 위해 연 8만 여건의 종이실물증빙과 연 10만 여건의 지출보조자료를 모아 지급결의서에 하나하나를 풀칠하여 붙이고 캐비넷에 보관하는 방식으로 처리해 왔다.

앞으로 『통합 전자증빙 시스템』도입을 통해 종이영수증은 별도 장소에 보관하지 않고 이를 대체해서 국세청과 카드사로부터 전자세금계산서, 법인카드영수증 등 거래정보를 전송받아 지급결의서와 연동한 후 전자파일 형태로 전산에 저장할 계획이다.

이에 따라 업무처리 방식도 대면결재에서 전면 전자결재 방식으로 전환되어 업무가 신속해지고 간소화된다.

모든 지출업무가 전자결재로 처리됨에 따라 더이상 비용집행을 위해 종이서류를 들고 자금부서와 은행을 방문하는 복잡한 절차가 필요가 없게 된다.

업무처리 방식이 국세청 및 카드사 등으로부터 전송된 자료를 토대로 진행됨에 따라 업무 투명성도 한층 제고할 수 있게 됐다.

수협은 전송받아 저장된 각종 증빙의 상시검색을 통해 지출내역을 통제하고 지급누락 및 취소거래 등 특이거래에 대한 통제기능을 강화할 예정이다.

향후『통합 전자증빙 시스템』 구축이 완료되면 단순·반복적인 지출업무가 간소화됨에 따라 업무시간과 비용절감에 대한 현장의 체감효과가 매우 클 것으로 전망된다.

또 종이서류 보관을 위해 차지하고 있던 사무실 캐비넷을 줄일 수 있어 사무공간을 효율적으로 최적화하여 활용할 수 있는 효과도 클 것으로 기대된다.

수협중앙회 IT관리실 최수용실장은 “「Smart Office」사업의 일환인『통합 전자증빙 시스템 구축』사업은 단순히 종이사용을 줄이고 전산화하는 상징적인 의미를 넘어 조직 구성원에게 불필요한 업무로 낭비되는 시간과 공간을 생산적인 자원으로 전환시키는 중요한 작업”이라며 “앞으로도 미래 지향적 사무환경 구축을 지속적으로 추진하겠다”고 밝혔다.

한편 수협은 본 사업을 포함하여 향후 3개년간 ▲종이없는 사무실 환경 ▲시공간 제약 없는 모바일 회의문화 ▲IT 신기술 도입 등「Smart Office」사업을 지속적으로 추진할 예정이다.